Self-service analytics is niet alleen een technisch vraagstuk

Self-service analytics zou de nadelen van – vaak logge – centraal geleide BI moeten ondervangen. De vraag is of dat wel lukt. Het succesvol implementeren van self-service analytics is veel weerbarstiger dan vaak wordt gedacht. Maar als je weet waar je op moet letten heeft self-service analytics wel degelijk grote toegevoegde waarde.

Exceldorado heerst nog altijd

Ondanks dat business intelligence (BI) als vakgebied inmiddels volwassen is geworden, heerst in veel organisaties nog Exceldorado: een jungle van losse, vrijwel onbeheerbare spreadsheets met vaak bijna, maar net niet helemaal dezelfde inhoud.

Dit is niet helemaal verwonderlijk, gezien de nadelen van ‘corporate BI’: lange ontwikkeltijden van nieuwe informatieproducten, inflexibele oplossingen en een bureaucratisch beheer door het (moeten) volgen van regels, procedures en standaarden. Allemaal dingen waar je als eindgebruiker niet op zit te wachten wanneer je snel een rapportage nodig hebt. De verleiding om dan maar snel even een Excel-rapportje te maken is dan groot.

Is dat erg? Ja, dat is erg. Het is verspilling van tijd en geld. Het kost veel tijd (vaak verborgen tijd van medewerkers in de business) om al die losse Excel-rapportages te maken en te onderhouden. Het is bovendien foutgevoelig, er is veel risico op slechte datakwaliteit, er is veel dubbele content en de verwarring over definities ligt op de loer.

Self-service analytics overbrugt de kloof

De oplossing voor deze kloof tussen eindgebruiker en corporate BI wordt steeds meer gezocht in een zelfbedieningsconcept voor business intelligence en analytics: self-service analytics. Eindgebruikers krijgen daarmee de mogelijkheid om met een gemakkelijk te hanteren BI-tool snel hun eigen rapportages en analyses te maken. Ze zijn niet meer afhankelijk van IT om rapporten voor ze te maken en kunnen daarmee veel sneller en flexibeler voorzien in hun eigen informatiebehoefte.

Klinkt goed, toch? Zeker. Ik denk alleen dat veel van de self-service implementaties zullen uitdraaien op een moderne versie van Exceldorado. Eindgebruikers krijgen de beschikking over data en een self-service BI-tool en gaan daarmee losse, vrijwel onbeheerbare rapporten met vaak bijna, maar net niet helemaal dezelfde inhoud maken. Hé, waar zagen we dat eerder?

Dezelfde chaos, maar dan in een nieuwe tool. Per saldo zijn we dan niets opgeschoten.

Self-service analytics implementeren is geen technisch vraagstuk

De spagaat van self-service is dat je aan de ene kant alle gebruikers het roer in handen wilt geven, terwijl je aan de andere kant wilt voorkomen dat het een chaos wordt. Een manier om uit deze ongemakkelijke spagaat te komen is het beperken van de data of van de mogelijkheden en functionaliteit van de self-service tool, zodat gebruikers geen domme dingen kunnen doen. Dit is echter noch een goede noch een structurele oplossing. Het is een technische oplossing voor een niet-technisch probleem. Bovendien gaan gebruikers dan toch weer hun eigen Excel-bestanden creëren en zijn we weer helemaal terug bij af.

Succesfactoren van self-service analytics

Het implementeren van self-service analytics is veel meer dan het ter beschikking stellen van een mooie nieuwe glimmende BI-tool. Een nieuwe tool (technisch) implementeren is het makkelijke deel van self-service analytics. Wat veel lastiger is zijn de zaken die self-service analytics tot een succes kunnen maken. Er zijn vele succesfactoren voor self-service analytics te benoemen. Hieronder ga ik in op wat ik de drie belangrijkste succesfactoren vind.

Zonder data governance geen self-service analytics

Self-service analytics en data governance gaan hand in hand. Het is geen goed idee om alle gebruikers ongebreideld maar toegang te geven tot allerlei data en iedereen toe te staan om rapportages te maken die binnen en buiten de organisatie worden gebruikt. Een zekere mate van governance zal altijd nodig zijn. Bijvoorbeeld om te bepalen wie toegang heeft tot welke data en wat die persoon daar mee mag doen. Het afdwingen van compliance-regels van (externe) toezichthouders stelt in sommige organisaties zware eisen aan data governance. Maar ook intern is een goede data governance nodig, bijvoorbeeld om te zorgen dat niet verschillende definities van dezelfde begrippen worden gebruikt.

Organiseer self-service analytics als een community

Een actieve gebruikers-community helpt enorm om de mogelijke nadelen van self-service analytics te ondervangen. Een gebruikersgroep kan onderling tips & trucs uitwisselen, elkaar ondersteunen in het gebruiken van data en van de BI-tool en kennis delen over definities en eerder ontwikkelde informatieproducten. Dit voorkomt dat iedere gebruiker weer het wiel gaat (of moet) uitvinden.

Dit is makkelijk gezegd, maar niet eenvoudig uit te voeren. Dit moet georganiseerd worden, onder meer door het bieden van een platform om kennis en ervaring uit te wisselen en om onderling te communiceren en door het aanstellen van super-users, data-stewards, data-ambassadeurs, of welke benaming je maar wilt hanteren. Het enthousiast krijgen van gebruikers voor een actieve deelname aan een dergelijke community vergt vasthoudendheid. Maar als het eenmaal deel uitmaakt van hun normale werkproces onderhoudt de community zichzelf.

Bied centrale ondersteuning waar nodig

Self-service analytics is nooit helemaal zelfbediening. Gebruikers zullen altijd enige mate van ondersteuning nodig hebben. Op welk gebied, dat is erg afhankelijk van de organisatie en van de gebruiker. Maar in veel gevallen zal de BI-afdeling nog veel datapreparatie voor zijn rekening nemen. Ook hulp bij het maken van (de meer complexe) rapportages zal vaak nodig zijn, net als het geven van training in het gebruik van de BI-tool. En vergeet ook niet dat de analisten van de BI-afdeling kunnen helpen bij het helder krijgen van de informatiebehoefte van gebruikers. Dit houdt in dat de BI-afdeling actief de business moet benaderen om te bepalen op welke manier ze het beste de business kunnen helpen.

Betrokkenheid van alle partijen

Het aanbieden van self-service analytics is geen bedreiging voor een bestaande BI-afdeling die gewend is zelf alle rapportages en dashboards voor gebruikers te ontwikkelen. De inhoud van het werk zal echter wel veranderen. Implementatie van self-service analytics vraagt grote inspanning van de BI-afdeling in het ondersteunen van gebruikers, het opzetten en stimuleren van een gebruikers-community en het organiseren van data governance. Het vereist vooral ook grote betrokkenheid van de eindgebruikers van self-service analytics.