Informatieanalyse: zonder soft skills kun je wel inpakken

Zonder de juiste consultancy-vaardigheden (soft skills) kun je als informatieanalist voor business intelligence wel inpakken. Technieken en methoden zijn hartstikke handig, maar bepalen niet of je uiteindelijk een goede informatieanalyse hebt gedaan. Daar zijn andere vaardigheden voor nodig.

Tips voor informatieanalyse

Een tijdje geleden kreeg ik de vraag of er nog goede tips zijn voor informatieanalyse op het gebied van business intelligence. Nu ben ik veel jaren actief geweest als business- en informatieanalist, dus de vraag was zo gek nog niet. Het antwoord is echter niet eenvoudig.

Technieken voor informatieanalyse binnen BI zijn er natuurlijk wel. Ik ben zelf bijvoorbeeld erg voorstander van BEAM. Maar volgens mij is dat uiteindelijk niet wat het succes van een informatieanalist bepaalt. Voor mij bepaalt het hebben van de juiste consultancy-vaardigheden het succes van een informatieanalist.
Ik heb weleens als de belangrijkste eigenschap van een informatieanalist genoemd: het stellen van de juiste domme vragen. Dat gaat enerzijds over de inhoud (de juiste vragen stellen), maar vooral ook over de attitude: precies willen weten hoe het zit. Ik noem dat de domme vragen stellen; ‘hoe zit dat precies?’

Soft skills zijn cruciaal

Nu denk ik dat het stellen van de juiste domme vragen heel belangrijk is en het gestructureerd vastleggen van de resultaten (met bijvoorbeeld BEAM als methode) ook. Ik heb echter de overtuiging dat je als informatieanalist zonder goede soft skills wel kunt inpakken. Heb je die vaardigheden niet, dan moet je gewoonweg iets anders gaan doen.

De vaardigheid is de ander zover te krijgen precies aan jou uit leggen hoe zijn wereld in elkaar steekt. En dat is heel moeilijk te leren, dat moet in je zitten. Al het andere, zoals methoden, technieken is relatief makkelijk aan te leren. Maar consultancy-vaardigheden liggen erg dicht tegen houding / attitude aan en daarmee dicht tegen je overtuigingen.

Overtuigingen veranderen is verschrikkelijk moeilijk, zo niet onmogelijk. Ik heb daarom niet de illusie iemand in een blogpost consultancy-vaardigheden te kunnen leren. Toch heb ik de loop der jaren wel een aantal makkelijk in een gesprek toe passen handigheidjes verzameld.

• lichaamshouding in het gesprek. Neem in een gesprek een open lichaamshouding aan, dat is vaak een kwart gedraaid ten opzichte van je gesprekspartner. Dat geeft beide de mogelijkheid om elkaar aan te kijken, maar ook om eenvoudig even weg te kijken. Van elkaar aanstaren word je heel snel heel ongemakkelijk.
• letterlijke herhaling woordgebruik. Probeer exact de woorden van de ander te herhalen. Wanneer je dat doet zal de ander je aardiger vinden en is dan meer bereid is je dingen te vertellen. Uit onderzoek blijkt bijvoorbeeld dat serveersters die de bestelling van de klant letterlijk herhalen meer fooi krijgen dan hun collega’s die dat niet doen *.
• niet alleen open vragen stellen. Een bekende interviewtechniek is om alleen open vragen te stellen om daarmee je gesprekspartner niet in een bepaald richting te sturen. Ik heb gemerkt dat juist het poneren van stellingen en het presenteren van (veel te) stellige conclusies en samenvattingen nog heel veel nuance kan uitlokken. Open vragen stellen is een heel goed begin, maar in het vervolg kun je beter een beetje gaan ‘prikken’.
• niet bang zijn voor stiltes. Veel mensen zijn bang voor stiltes in een gesprek en gaan die dan opvullen. Daar kun je gebruik van maken. Als je na een antwoord van je gesprekspartner het idee hebt dat er nog meer kan volgen, kun je natuurlijk een vervolgvraag stellen. Je kunt ook gewoon niets zeggen. De ander denkt dan er nog meer moet komen (want ook hij vindt stiltes ongemakkelijk) en gaat verder met praten.

Het is maar een kleine greep uit de technieken die je kunt toepassen. Ze helpen altijd bij het verhogen van de resultaten uit een gesprek. Maar zonder basis consultancy-vaardigheden red je het alsnog niet. Blijkt dit dus allemaal niet voor jou te werken: ga iets anders doen!

* Zie ‘Het slimme onbewuste, denken met gevoel’, Ab Dijksterhuis, 2008