home > expertises

Informatie op maat


Het opzetten van een professionele informatievoorzieningsomgeving is vaak een kostbaar, langdurig project en vaak beland je in een ongecontroleerde afhankelijkheid van externe partijen. Dat is niet nodig. Het Free Frogs Basisvoorziening Informatie concept geeft je controle over de reikwijdte van de informatievoorziening.

Groeipad

De vraag naar informatie wordt initieel met lokale initiatieven opgelost binnen een organisatie. De controllers maken hun eigen financiële informatievoorziening, de marketeers hun klantsegmentaties. De oplossingen zijn perfect passend voor de vraag, want ze zijn gebouwd door de vrager zelf.

Na verloop van tijd wordt de organisatie steeds afhankelijker van deze initiatieven door hun eigen succes. Het probleem dat men dan ervaart is dat deze initiatieven nooit gebouwd zijn om aan een beheerder overgedragen te kunnen worden , niet gedocumenteerd zijn en vaak weet ook maar één persoon van de hoed en de rand.

Als je de lokale informatieproducten naast elkaar legt, dan zie je dat het wiel steeds opnieuw uitgevonden is, maar weer net anders waardoor verschillende waarheden naast elkaar gaan ontstaan. De (verborgen) kosten om deze initiatieven in de lucht te houden zijn vaak groot omdat veel mensen veel moeite doen voor dezelfde soort herhaalde handelingen. Het creëren van een organisatiebreed inzicht met als basis de lokale informatieproducten gaat moeizaam doordat je de verschillende versies van de waarheid tot één moet smeden.

Kortom een situatie die niet wenselijk is.

Het besluit valt dan om de informatievoorziening te gaan professionaliseren. Externe hulp wordt gezocht en voor je het in de gaten hebt ben je bezig met een groot project waarvan de scope onduidelijk is, het rendement onbepaald en het moeizaam landt bij de gebruikers.

Bij Free Frogs hebben we zelf vaak in dat soort projecten gewerkt. Wellicht leeft het idee dat de externe consultants graag op enorme projecten werken, maar de waarheid is dat we weinig arbeidsvreugde halen uit projecten waar we niet het resultaat van onze inspanning zien. Vanuit onze ervaring hebben we het Free Frogs Basisvoorziening Informatie concept neergezet, juist om organisaties te helpen grip te krijgen op hun informatievoorziening.

De Freefrogs Basisvoorziening Informatie (BVI)

De Free Frogs Basisvoorziening Informatie (BVI) bestaat uit een aantal onderdelen die elkaar aanvullen en tot doel hebben te komen tot:

  • een ‘best passende’ informatievoorziening die rekening houdt met toekomstige eisen, wensen en veranderingen, niet gelijk voor die toekomst wordt neergezet, maar passend is voor het nu.
  • een bij de informatievoorziening passende beheerorganisatie,
  • de organisatie zelf aan het roer te zetten van de toekomstige ontwikkeling van de informatievoorziening

Oftewel: wat wij in mooi nederlands noemen:

‘design for change’ en ‘fit for purpose’

De onderdelen van de Freefrogs Basisvoorziening Informatie zijn:

De Architectuurscan leidt tot passende keuzes voor de reikwijdte en de inrichting van de informatievoorziening. De architectuurscan geeft de organisatie het roer in handen keuzes te maken, keuzes in wat nodig is op korte en op lange termijn, keuzes in wat passend is, keuzes in wat beheersbaar is.

De Referentie Architectuur geeft een overzicht van alle mogelijke componenten die geïmplementeerd zouden kunnen worden voor een professionele informatievoorzieningsoplossing. Het is het denkkader waarbinnen alle mogelijke eisen en wensen die uit de architectuurscan komen worden geplot en op basis waarvan een passend bestemmingsplan voor de toekomst komt opgesteld. Het tempo waarin het bestemmingsplan wordt ingekleurd is aan de organisatie zelf.

Het beheer inrichtings – en overdracht plan geeft een overzicht van alle mogelijke beheeractiviteiten die je zou kunnen doen voor het opzetten van een professionele beheeromgeving. De professionele beheeromgeving is vaak de katalysator om een volgende stap te kunnen zetten in het verder ontwikkelen van de informatievoorziening binnen het bestemmingsplan.

Het resultaat voor de klant is:

  • een informatievoorzieningsoplossing die past bij de organisatie, dus niet te complex, niet te duur en rekening houdend met de ‘volwassenheid’ van de organisatie op informatievoorzieningsgebied.
  • een informatievoorzieningsoplossing die flexibel genoeg is om op door te bouwen zonder alles weer opnieuw te hoeven doen.
  • een werkmethode om de informatievoorzieningsoplossing zelf passend te houden.
  • een informatievoorzieningsoplossing waarbij vanaf het begin rekening is gehouden met beheer en de overdracht aan de gebruikers in de organisatie.